سال 1393 بود که من از طریق یکی از پیمانکاران مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه وارد این سازمان شدم و در اداره سیستم های مکانیزه مشغول به فعالیت شدم، یکی از اولین پروژه هایی که به من محول شد سیستم بایگانی الکترونیکی پرونده های مختومه قضائی بود که هدف بایگانی کردن تمام پرونده های مختومه از سال 1300 به این طرف بود، این سیستم یک برنامه ویندوزی بود که چون خود قوه قضائیه از راهکارهای مایکروسافتی و زبان #C برای توسعه زیرساخت های نرم افزارهای خودش استفاده می کرد، ما نیز این پروژه را Windows Application و با زبان سی شارپ طراحی کردیم، این برنامه بر بستر سیستم مدیریت پرونده یا همان سمپ که معادل فارسی Case Management System (CMS) گفته میشد و از کتابخانه های این چهارچوب استفاده می کرد و تبعا از بانک اطلاعاتی قوه که اوراکل بود و ابزار نگاشت شی-رابطه ای OJB.NET استفاده می کرد.
صفحه اصلی ورود به برنامه با توجه به مستقر بودن سیستم در حوزه های قضائی سراسر کشور (از طریق شبکه داخلی قوه) ابتدا نام کاربری و گذرواژه و سپس بانک اطلاعاتی موردنظر را انتخاب میکنیم.
بایگانی الکترونیکی
بارگذاری اطلاعات از خادم
صفحه اصلی سیستم پس از انتخاب بانک اطلاعاتی و ورود به سیستم بصورت زیر بود و شما میتوانستید بصورت MDI به بخش های مختلف نرم افزار دسترسی داشته باشید :
بایگانی الکترونیکی
منوی اطلاعات پایه شامل تمام اطلاعاتی بودند که بصورت ثابت در پرونده های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند و معمولا یکبار برای همه پرونده ها وارد میشدند و مهمترین بخش سیستم که عملیات بایگانی بود شامل موارد زیر بودند :
بایگانی الکترونیکی پرونده های قضائی
مهمترین بخش نرم افزار از ثبت اطلاعات فرم ها شروع میشود، فرم ها در بایگانی راکد داخل بسته ها و محموله ها نگهداری میشوند که ابتدا خود فرم ها ثبت میشوند :
ثبت فرم هاپس از ثبت فرم ها به مرحله ثبت اطلاعات فرم ها میرسیم که مهمترین بخش بایگانی الکترونیکی پرونده ها محسوب میشود و اطلاعات شماره پرونده، شماره کلاسه، اشخاص درگیر در پرونده، تاریخ های پرونده، احکام صادر شده برای پرونده و پیوست ها را شامل میشود، یکی از مهمترین تب های این فرم تب سه گانه پرونده است، اصطلاحا به ترکیب شاکی / متهم / اتهام (برای پرونده های دعاوی کیفری) و یا خوانده / خواهان / خواسته (برای پرونده های دعاوی حقوقی) سه گانه پرونده می گویند که در ثبت اطلاعات برای بایگانی و جستجو در آینده بسیار حائز اهمیت هستند.
ثبت سه گانه های پرونده
تمام حوزه های بایگانی راکد در قوه قضائیه مجهز به اسکنر اسناد شده بودند و یکی از مهمترین وظایف افرادی که در واحد بایگانی کار میکردند این بود که کلیه اسناد پرونده ها با کیفیت خوب اسکن شوند و در برنامه ذخیره شوند، همه فایل های اسناد داخل بانک اطلاعاتی باینری میشدند و با حداقل حجم در سیستم نگهداری میشدند، مهمترین بخش ورود اطلاعات پرونده ها انتخاب فایل های اسکن شده اسناد بود:
پیوست تصاویر پرونده
برای گزارش های سیستم از کریستال ریپورت (Crystal Report) استفاده کردیم، و با استفاده از شروط و قید های مختلفی امکان گرفتن گزارشات متنوعی برای برنامه در نظر گرفتیم :
درختخواره گزارشات
گزارش از فرم های ثبت شده
گزارش پرونده های ثبت شده
در فرم جستجو دو تب اصلی یکی برای جستجو در پرونده های اصلی و یکی برای جستجو در پرونده های بدل طراحی شده است که شامل شروط و گزینه های مختلفی برای محدود کردن جستجو هستند، نکته حائز اهمیت حجم دیتاهای پرونده ها و بهینه بودن کوئری های جستجو بودند که بسیار روی این مساله کار شد و حتی الامکان سریعترین و کارامدترین پرس و جوی بانک اطلاعاتی برای این منظور طراحی شد.
جستجوی پرونده ها
برای آموزش بخش های مختلف نرم افزار فایل های آموزشی در قالب فیلم های فلش (Adobe Flash) طراحی شدند و در بخش راهنمای نرم افزار قرار داده شدند، آن زمان هنوز نرم افزارهای فلش و سیلورلایت مطرح بودند و بعنوان نرم افزارهای چندرسانه ای استفاده میشدند.
راهنمای آموزشی
از آنجائیکه حجم کدهای برنامه تقریبا بالا بود، و برخی از قسمت های برنامه که کوئری ORM خاصی وجود نداشت مجبور بودیم بصورت توکار کد SQL بزنیم (Embedded SQL) لذا این مساله خطایابی و دیباگ کردن کار را سخت تر میکرد، لذا برای بخش های مختلف سیستم لاگ گذاری و شماره اختصاصی برای خطاها قرار داده شد و در قالب باکس مشخصی خطاها را نمایش و لاگ می کرد.
نمایش خطا
برای مشاهده اسکرین شات های بیشتری ازین پروژه میتوانید به پوشه Public پروفایل دراپ باکس من مراجعه کنید.
بایگانی راکد محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده ای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی باشد و فقط در این محل پرونده ها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می گیرند. به “بایگانی راکد” انبار “پیش آرشیوی” نیز می گویند
در ايران بعد از سال ها تلاش، پاره اي از وزارتخانه هاي قديمي نظير دادگستري و دارائي، توانستند پيشنهادهائي جهت امحاي اوراق به دولت ارائه دهند. سپس در سال هاي 1333 ش. با همكاري دكتر آنجل، معاون سازمان آرشيو ملي آمريكا كه به ايران آمده بود، پس از اجراي يك دورة آموزشي در راستاي بهكرد مديريت امور اسناد در ايران در سازمان هاي دولتي، پيشنهادهائي ارائه شد كه متأسفانه در آن زمان به جايي نرسيد. سرانجام در سال 1340 ش. شوراي عالي اداري كشور سازمان سابق امور اداري و استخدامي پس از مطالعات زياد و تشخيص 10 ميليون پرونده راكد در 270 اتاق و انبار در تهران با فضائي بالغ بر 12000 متر مربع و با هزينة ساليانه40/000/000ريال، مقرر شد فكري براي پرونده هاي راكد يكصدسال اخير به عمل آيد. در نتيجه در سال 1343 ش.، طرح مركز بايگاني راكد كشور به تصويب هيئت وزيران رسيد. سپس در سال 1349 ش. مقرر شد به جاي مركز بايگاني راكد، ابتدا آرشيو ملي كشور (سازمان اسناد ملي ايران) تأسيس و تشكيل شود.
