یکی از عمده ترین ضعف ها و یکی از مهمترین دلائل شکست اغلب پروژه های نرم افزاری که تاکنون دیده ام عدم سیستم سازی مناسب پیش از استقرار سیستم های نرم افزاری بوده است، خیلی از شرکت های نرم افزاری فکر میکنند که با پیاده سازی یک سیستم نرم افزاری و نصب و آموزش آن به کارمندان یک سازمان کار استقرار سیستم تمام شده است در حالیکه یکی از مهمترین مراحل استقرار هر سیستمی یک سیستم سازی کسب و کار خوب و یا مهندسی مجدد سیستم موجود برای همراستا شدن با سیستم نرم افزاری جدید و یا تغییر سیستم نرم افزاری جدید با فرآیند های موجود است.
تعریفی که برای سیستم های اطلاعاتی آورده شده است ترکیبی از نرم افزار، سخت افزار، فکر افزار (انسان)، رویه و اطلاعات است، در حالیکه اغلب شرکت های نرم افزاری با درگیر شدن در مسائل فنی، یک سیستم اطلاعاتی را صرفا در سخت افزار ها و نرم افزارها می بینند و نهایتا با ضبط چند فیلم آموزشی و یا چاپ چند راهنمای کاربری فکر میکنند کار استقرار سیستم در یک سازمان بزرگ تمام شده است.
برای اینکه به تعریف سیستم سازی کسب و کار بپردازیم، بهتر است ابتدا خود سیستم را تعریف کنیم، یک سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصر هستند که با همکاری و مشارکت یکدیگر برای رسیدن به یک خروجی مطلوب فعالیت میکنند، هر سیستمی دارای یک یا چند ورودی و یک یا چند خروجی مورد انتظار است، طبیعتا در یک سازمان این مجموعه ای از عناصر و اجزاء همان انسان ها و افراد هستند که با همکاری یکدیگر برای رسیدن به اهداف سازمان کار میکنند.
حال فرض کنید در یک سازمان همه امور را یک نفر انجام میدهد، یا تصمیمات احساسی (بخصوص در مورد افراد تازه کار) جهت انجام امور را تغییر میدهد، کسی مسئولیت امور را به گردن نمی گیرد، کار خیلی کند پیش میرود و یا دوباره کاری میشود و … همه این موارد از مشکلات عدم وجود سیستم و تفکر سیستمی در یک کسب و کار است.
اساسا سیستم سازی کسب و کار همانطور که از نامش پیداست پیاده سازی تفکر سیستمی در یک سازمان و استاندارد کردن رویه ها و فرآیند ها گفته میشود، نقش افراد در یک سیستم و تصویر ذهنی که از یک سازمان دارند فوق العاده در سیستم سازی اهمیت دارد، کسب و کاری که در آن صرفا یک شخص تصمیم نمی گیرد، قائم به ذات است نه قائم به فرد، تصمیمات هیجانی و احساسی در آن جایی ندارد، پروسه و رویه های تعریف شده بین افراد وجود دارد یک سیستم کسب و کار گفته میشود.
در کسب و کار سه نوع سیستم داریم:
سیستم نرم: شامل تمام اجزای “شنیداری” در سازمان شما. از جواب دادن تلفن گرفته تا نحوه برخورد با اعتراض مشتری های حضوری.
سیستم سخت: هر آنچه که در سازمان شما دیده می شود، مانند لوگو و یونیفرم و طراحی های خاص ساختمانی تان.
سیستم اطلاعاتی: شامل تمام انواع اطلاعاتی که در سازمان شما استفاده می شوند.
تمام این سیستم ها باید در هماهنگی باهم و تحت استراتژی های موفق شما کار کنند تا سیستم سازی موفقی در کسب و کار داشته باشید. آموزش سیستم سازی کسب و کار منوط به یادگیری این سیستم هاست.
ایجاد روشهای عملیاتی استاندارد یا SOP ها نیز، نیازمند ثبت دقیق تمامی مراحل و جزئیات فعالیتهای سازمان است و زمانبر خواهد بود. به همین دلیل هم سیستم سازی خارج از محیط سازمان آنقدرها ضرورت ندارد. اما هنگامی که فرآیند کار در یک سازمان استاندارد باشد، کارها سادهتر، سریعتر و با بهرهوری بالاتری انجام خواهند شد و در دراز مدت فواید زیادی برای سازمان شما خواهد داشت.
سیستم سازی نه تنها انجام کارها را آسانتر میکند، بلکه دقت انجام آنها را نیز افزایش میدهد و کنترل و نظارت بر اجرای آنها را بهبود میبخشد. زیرا همه چیز استاندارد است و جایی برای ابهام یا خطا وجود نخواهد داشت.
یکی از دلائل عدم واگذار کردن و تفویض امور، ایده آل گرائی و یا ترس مدیران از واگذاری امور به سایرین است، این مسئله دشمن اصلی سیستم سازی است، در یک شرکت نرم افزاری کار میکردم که مدیرعامل این شرکت از برگزاری جلسه با مشتریان گرفته تا کوئری زدن روی دیتابیس و رفع خطاهای سیستم را خود به تنهایی انجام میداد و یا دیگران حاشیه های جزئی کار را انجام میدادند، این ترس از واگذاری بزرگترین علت جلوگیری از سیستم سازی کسب و کار است.
حال که با اهمیت سیستم سازی در کسب و کار آشنا شدیم، بر میگردیم به موضوع اصلی که پیاده سازی سیستم های نرم افزاری است، یادم میآید در یک شرکت نرم افزاری کار میکردم که این شرکت قصد سفارشی سازی سیستم نرم افزاری ERP خود را برای استقرار در نهاد ریاست جمهوری داشت، نهاد ریاست جمهوری از یک سیستم ERP مبتنی بر ویندوز که با دلفی پیاده سازی شده بود استفاده میکرد و بالای پانزده سال از استقرار این سیستم می گذشت، کارمندان و مدیران نهاد اغلب افراد بالای پنجاه سال سن بودند که بشدت با سیستم جدید عادت کرده بودند، از مهمترین دلائل شکست این پروژه بطور خلاصه میتوانم به موارد زیر اشاره کنم :
به شخصه اعتقاد دارم استقرار یک سیستم برای سازمانی که قبلا سیستم نرم افزاری نداشته است خیلی سهل تر و راحت تر از سازمانی است که سال ها با یک سیستم نرم افزاری کار کرده و با واژگان و اصطلاحات سیستم موجود خو گرفته است و فرآیند های کسب و کار خود را با سیستم موجود تطبیق داده است و کارمندان آن (بخصوص کارمندان قدیمی که نسبت به تغییرات مقاومت میکنند) با سیستم موچود عادت کرده اند.
